FonTimes: Frau Abplanalp, Sie sind eine absolute Knigge-Expertin. Was darf in keiner Ihrer E-Mails fehlen?<\/strong><\/p>\n Susanne Abplanalp:<\/strong> Eine aussagekr\u00e4ftige Betreffzeile ist ein Muss. So kann der Empf\u00e4nger die Wichtigkeit der Information richtig einordnen. Ebenfalls geh\u00f6rt ein Absender mit einer vollst\u00e4ndigen Adresse und Telefonnummer in jede E-Mail. Wenn man eine Person telefonisch kontaktieren m\u00f6chte und die Telefonnummer suchen muss, so ist dies sehr unangenehm.<\/p>\n FT: E-Mails haben neben SMSen dazu gef\u00fchrt, dass unsere Kommunikation immer schneller wird. Im Eifer werden gerne mal Sachen, wie Anrede und Grussformel vergessen. Ein absoluter Fauxpas?<\/strong><\/p>\n Susanne Abplanalp: <\/strong>Sowohl die Anrede als auch die Grussformel sind Bestandteil von jeder Mail. Genauso wichtig ist es, dass man sich die Botschaft genau \u00fcberlegt. Wichtige Aussagen geh\u00f6ren an den Anfang einer Mail. Oft wird allzu schnell geschrieben und fort ist die Mail, bevor sie gr\u00fcndlich durchgelesen wurde.<\/p>\n Beachten Sie, dass eine Mail mit der gleichen Sorgfalt wie ein Brief behandelt werden sollte. Ihre E-Mail Korrespondenz hat einen Einfluss auf Ihr Image. Ebenfalls wird oft vergessen in der Betreffzeile die \u201eRE:\u201c nach mehreren Mails zum gleichen Thema zu l\u00f6schen.<\/p>\n Der \u00e4rgerlichste Fehler \u00fcberhaupt ist, wenn eine falsche Adresse aus dem Adressbuch kopiert wird. Daher sollte man die Adressen genau kontrollieren, bevor man die Mail versendet.<\/p>\n FT: Wie verh\u00e4lt es sich mit Buchstabendrehern, Abk\u00fcrzungen (z.\u00a0B. MfG), Rechtschreib- oder Grammatikfehlern?<\/strong><\/p>\n Susanne Abplanalp: <\/strong>Jede E-Mail sollte vor dem Absenden genau auf Rechtschreibefehler \u00fcberpr\u00fcft werden. Abk\u00fcrzungen sind nach M\u00f6glichkeit zu verhindern. Schreiben Sie nie ganze W\u00f6rter oder S\u00e4tze in Grossbuchstaben.<\/p>\n Dies wirkt wie Schreien in einem Gespr\u00e4ch. Wenn zwischendurch Abs\u00e4tze verwendet werden, macht dies den Text lesbarer und \u00fcbersichtlicher. Oft wird zudem zu wenig ber\u00fccksichtigt, dass E-Mails auch ausgedruckt oder weiterversendet werden.<\/p>\n FT: Vergessene Anrede, falscher Name, keine Kommasetzung \u2013 Wie kann ich mein Gegen\u00fcber dezent auf solche Fehler in der Kommunikation hinweisen, ohne ihn vor den Kopf zu stossen?<\/strong><\/p>\n Susanne Abplanalp: <\/strong>Ich vermeide es, meine Korrespondenzpartner auf deren Fehler aufmerksam zu machen, h\u00f6chstens einmal mit einem Augenzwinkern. Anders verh\u00e4lt es sich, wenn es sich um meine Angestellten handelt, die fehlerhafte E-Mails versenden.<\/p>\n FT: Manche E-Mails lassen sich nicht sofort beantworten. Wie lange kann man sich zur Beantwortung Zeit lassen, ehe es unh\u00f6flich wird?<\/strong><\/p>\n Susanne Abplanalp: <\/strong>Ich versuche innert 24 Stunden zu antworten. Wenn ich unterwegs bin und mir Unterlagen fehlen um das Mail zu beantworten, so gebe ich einen kurzen Zwischenbescheid wie zum Beispiel: \u201eIch lese Ihre E-Mail von unterwegs und kann Ihnen morgen eine genaue Antwort geben. Ist das f\u00fcr Sie in Ordnung?\u201c<\/p>\n FT: Gibt es eine Textl\u00e4nge, die nicht \u00fcberschritten werden sollte?<\/strong><\/p>\n Susanne Abplanalp: <\/strong>Alles was mehr als zwei A4-Seiten f\u00fcllen w\u00fcrde, ist zu lang. In diesem Fall bevorzuge ich eine Word-Datei als Attachement.<\/p>\n FT: Welche Themen sollten nicht \u00fcber einen elektronischen Brief mitgeteilt oder besprochen werden?<\/strong><\/p>\n Susanne Abplanalp: <\/strong>Sehr pers\u00f6nliche Dinge oder emotionale Aussagen geh\u00f6ren nie in eine E-Mail. Man sollte sich genau \u00fcberlegen, ob ein telefonisches oder pers\u00f6nliches Gespr\u00e4ch nicht sinnvoller w\u00e4re. F\u00fcr Gl\u00fcckw\u00fcnsche, Kondolenzschreiben und Entschuldigungen bevorzuge ich nebst dem Gespr\u00e4ch einen Brief oder eine Karte.<\/p>\n FT: Welche Art von E-Mails bringt Sie auf die Palme?<\/strong><\/p>\n Susanne Abplanalp: <\/strong>E-Mails mit Werbung sind unangenehm. Vor allem wenn mich die angebotene Leistung gar nicht interessiert oder ich nie darum gebeten habe. Ebenfalls \u00e4rgern mich E-Mails, die nicht klar formuliert sind und es im Dunkeln bleibt, wer was bis wann zu tun hat.<\/p>\n FT: Was halten Sie von Emoticons? Absolutes No-Go oder in Ausnahmesituationen erlaubt?<\/strong><\/p>\n Susanne Abplanalp: <\/strong>Emoticons haben in gesch\u00e4ftlichen Belangen keine Berechtigung.<\/p>\n FT: Wann macht die Weiterleitung mit CC und wann mit BCC Sin?<\/strong><\/p>\n Susanne Abplanalp: <\/strong>Ein CC macht Sinn, wenn dies vorher so vereinbart wurde. Oder die Person muss etwas wissen, jedoch nicht reagieren. Oft lesen die Empf\u00e4nger des CC den Inhalt gar nicht, weil sie zu stark besch\u00e4ftigt sind und die ganze E-Mail Flut aus Zeitgr\u00fcnden nicht lesen k\u00f6nnen.<\/p>\n BCCs sind No-Gos und nur in Ausnahmef\u00e4llen gerechtfertigt \u2013 so bei Masseneinladungen, um nicht s\u00e4mtliche Empf\u00e4ngeradressen f\u00fcr alle offen zu legen.<\/p>\n FT: Unterscheiden sich private E-Mails grunds\u00e4tzlich von gesch\u00e4ftlichen, ausser in Bezug auf die Sie- und Du-Regel?<\/strong><\/p>\n Susanne Abplanalp: <\/strong>Mir noch unbekannte Personen rede ich nie mit \u201eLiebe Frau Meier\u201c an. Diese Anrede ist zu pers\u00f6nlich, vor allem wenn ich die Person noch gar nicht kenne. Auch ein \u201eHallo\u201c vermeide ich bei der Anrede in gesch\u00e4ftlichen Mails weil diese Anrede zu salopp wirkt.<\/p>\n FT: Wann darf man sich h\u00f6flich nach der ausgebliebenen Antwort erkundigen?<\/strong><\/p>\n Susanne Abplanalp: <\/strong>Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihre E-Mail beim Empf\u00e4nger l\u00e4ngst angekommen ist. Nicht jeder hat die M\u00f6glichkeit, Mails auch von unterwegs zu checken, weil er sich vielleicht in den Bergen oder in einem Flugzeug befindet.<\/p>\n Falls ihr Gegen\u00fcber vers\u00e4umt hat, den Out-of-office-reply einzuschalten, dann d\u00fcrfen Sie sich ruhig mal kurz telefonisch erkundigen, ob die Nachricht angekommen ist. Oder Sie fragen per Mail nach: \u201eIch bin nicht sicher, ob Sie meine Zeilen erhalten haben, ich danke Ihnen f\u00fcr eine kurze Best\u00e4tigung.\u201c<\/p>\n Die Knigge-Expertin und Gesch\u00e4ftsf\u00fchrerin von Training & Style GmbH arbeitet als Beraterin und Referentin f\u00fcr Firmen, Schulen und Privatpersonen. Ihr Buch \u201eDer Office-Knigge \u2013 Souver\u00e4n mit Kunden und im Team\u201c ist im Verlag SKV erschienen. www.kniggetoday.ch<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Knigge-Expertin Susanne Abplanalp erkl\u00e4rt uns, welche Regeln beim schreiben und Versenden von E-Mails gelten. Ein sorgf\u00e4ltiges Durchlesen vor dem Absenden sollte die Regel sein. Denn Rechtschreib- und Grammatikfehler sind ein No-Go. FonTimes: Frau Abplanalp, Sie sind eine absolute Knigge-Expertin. Was darf in keiner Ihrer E-Mails fehlen? Susanne Abplanalp: Eine aussagekr\u00e4ftige Betreffzeile ist ein Muss. 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